Sertifikat elektronik merupakan sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak atau penyelenggara sertifikasi elektronik. Sertifikat elektronik diberikan kepada wajib pajak yang telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan telah memiliki akun PKP yang telah di aktivasi agar dapat memperoleh layanan perpajakan secara elektronik. Layanan tersebut dapat berupa:

• Permintaaan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP)
• Pembuatan faktur pajak elektronik atau e-faktur.
• Pembuatan bukti pemotongan atau pemungutan berbentuk elektronik, pembuatan dan pelaporan SPT Masa Pajak Penghasilan (e-bupot)
• Pengajuan surat keberatan secara elektronik
• Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran pengisian SPT oleh Wajib Pajak secara elektronik
• Pengajuan pengungkapan ketidakbenaran perbuatan Wajib Pajak secara elektronik
• Layanan Perpajakan Secara Elektronik lainnya yang ditentukan dan/atau disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.

Tata Cara Meminta Sertifikat Elektronik

Tata Cara Permintaan Sertifikat Elektronik diatur dalam PER 4 Tahun 2020 Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Administrasi Nomor Pokok Wajib Pajak, Sertifikat Elektronik, Dan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak, dalam Pasal 41 yaitu sebagai berikut:

1. Wajib pajak dapat mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik secara elektronik atau tertulis ke KPP atau KP2KP tempat wajib pajak terdaftar, bagi wajib pajak pribadi, wajib pajak warisan belum terbagi, wajib pajak badan dan Instansi Pemerintah, dengan mengisi formulir permintaan Sertifikat Elektronik dan mempersiapkan passphrase serta melakukan kegiatan untuk verifikasi dan autentikasi identitas.
2. Apabila saluran elektronik belum tersedia, wajib pajak orang pribadi  dan wajib pajak warisan belum terbagi dapat mengajukan permintaan secara tertulis sesuai ketentuan berikut:

1. Bagi wajib pajak pribadi harus dilakukan oleh orang pribadi yang bersangkutan, kecuali terdapat kondisi tertentu yaitu:
   • orang pribadi yang bersangkutan sedang dalam perawatan di rumah sakit yang dibuktikan dengan surat keterangan rawat inap dari pihak penyedia fasilitas pelayanan kesehatan.
   • orang pribadi bersangkutan sedang menjalani masa hukuman pidana atau menjalani penyanderaan sebagai penanggung pajak berdasarkan ketentuan undang-undang mengenai penagihan pajak dengan surat paksa, yang dibuktikan dengan surat keterangan dari lembaga pemasyarakatan atau rumah tahanan.
   • kondisi tertentu lainnya yang bersifat mendesak dan di luar kekuasaan, antara lain terdapat wabah penyakit, bencana alam, atau kerusuhan massa, sehingga orang pribadi bersangkutan tidak dapat mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik secara langsung ke KPP atau KP2KP, berdasarkan pertimbangan Kepala KPP atau KP2KP.

b. Bagi wajib pajak warisan yang belum terbagi dapat, permintaan Sertifikat Elektronik  dapat diajukan oleh wakil wajib pajak warisan belum terbagi.

c. Bagi wajib pajak badan, permintaan Sertifikat Elektronik dapat diajukan oleh salah satu pengurus yang ditunjuk untuk mewakili Badan dalam rangka melaksanakan hak dan kewajiban perpajakan,

• untuk Wajib Pajak Badan dengan status pusat, atau  pimpinan cabang Wajib Pajak Badan atau pengurus cabang lainnya
• untuk Wajib Pajak Badan dengan status cabang dengan menyerahkan dokumen identitas diri, dokumen pendirian usaha dan SPT Tahunan Pajak Penghasilan seluruh anggota Kerja Sama Operasi (Joint Operation) untuk tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan permintaan Sertifikat Elektronik, bagi Wajib Pajak Badan bentuk Kerja Sama Operasi (Joint Operation).

d. Bagi Instansi Pemerintah, permintaan Sertifikat Elektronik dapat diajukan oleh:

• • kepala Instansi Pemerintah Pusat, kuasa pengguna anggaran, atau pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada Instansi Pemerintah Pusat, untuk Instansi Pemerintah Pusat.
  • kepala Instansi Pemerintah Daerah atau pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada satuan kerja perangkat daerah, untuk Instansi Pemerintah Daerah.
  • kepala desa atau perangkat desa yang melaksanakan pengelolaan keuangan desa berdasarkan keputusan kepala desa, untuk Instansi Pemerintah Desa.

Pengajuan dilakukan dengan mengisi formulir permintaan sertifikat elektronik dengan melengkapi dokumen berupa dokumen penunjukkan sebagai pejabat, dokumen identitas diri, serta fotokopi NPWP diri.

Perlu diketahui bahwa masa berlaku sertifikat elektronik hanya selama 2 tahun sejak sertifikat elektronik diterbitkan. Wajib pajak boleh mengajukan sertifikat elektronik baru jika masa berlaku sertifikat telah habis, atau jika terjadi penyalahgunaan sertifikat elektronik, lupa passphrase sertifikat atau sebab lain yang mengharuskan wajib pajak meminta sertifikat elektronik baru.