Kewajiban mengenai pembuatan bupot PPh 21 dapat diketahui dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 168 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan Pajak atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Orang Pribadi (PMK 168/2023).

Merujuk pada Pasal 20 ayat (1) PMK 168/2023, yang berbunyi,

“(1) Pemotong Pajak wajib:

1. menghitung, memotong, menyetorkan, dan melaporkan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pajak Penghasilan Pasal 26 Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan yang terutang untuk setiap Masa Pajak;
2. membuat bukti pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pajak Penghasilan Pasal 26 dan memberikan bukti pemotongan tersebut kepada penerima penghasilan yang dipotong pajak;
3. membuat catatan atau kertas kerja penghitungan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pajak Penghasilan Pasal 26 Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan untuk masing-masing penerima penghasilan; dan
4. menyimpan catatan atau kertas kerja penghitungan sebagaimana dimaksud dalam huruf c sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.”

Pada Pasal 20 ayat (1) huruf b PMK 168/2023 dijelaskan bahwa pemotong pajak wajib membuat bukti potong PPh Pasal 21 dan/atau Pasal 26 dan memberikan bukti potong tersebut kepada penerima penghasilan yang dipotong.

Adapun aturan mengenai bukti pemotongan PPh Pasal 21 dan/atau Pasal 26 belum lama ini diatur kembali dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. PER-2/PJ/2024 tentang Bentuk dan Tata Cara Pembuatan Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pajak Penghasilan Pasal 26 serta Bentuk, Isi, Tata Cara Pengisian, dan Tata Cara Penyampaian Surat Pemberitahuan Masa Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pajak Penghasilan Pasal 26 (PER-2/2024). Sama seperti yang disebutkan pada Pasal 20 ayat (1) PMK 168/2023, dalam Pasal 2 ayat (1) PER-2/2024 juga disebutkan kembali mengenai kewajiban pemotong pajak yakni membuat bukti potong, memberikan bukti potong kepada penerima penghasilan, dan melaporkan bukti potong tersebut menggunakan SPT Masa PPh Pasal 21 dan/atau Pasal 26.

Berdasarkan Pasal 3 ayat (1) PER-2/2024 dijelaskan bahwa bukti pemotongan tidak perlu dibuat dalam hal tidak terdapat pembayaran penghasilan. Akan tetapi, terdapat kondisi dimana bukti pemotongan PPh Pasal 21 dan/atau Pasal 26 tetap harus dibuat sebagaimana disebutkan dalam Pasal 3 ayat (2) PER-2/2024, yang berbunyi,

“(2) Bukti Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 dan/atau Pajak Penghasilan Pasal 26 sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 tetap dibuat dalam hal:

1. tidak dilakukan pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 karena jumlah penghasilan yang diterima tidak melebihi Penghasilan Tidak Kena Pajak;
2. jumlah Pajak Penghasilan Pasal 21 yang dipotong nihil karena:
   1. adanya surat keterangan bebas; atau
   2. dikenakan tarif 0% (nol persen);
3. Pajak Penghasilan Pasal 21 yang ditanggung Pemerintah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan;
4. Pajak Penghasilan Pasal 21 yang diberikan fasilitas Pajak Penghasilan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan; dan/atau
5. jumlah Pajak Penghasilan Pasal 26 yang dipotong nihil berdasarkan ketentuan persetujuan penghindaran pajak berganda yang ditunjukkan dengan adanya surat keterangan domisili dan/atau tanda terima surat keterangan domisili wajib pajak luar negeri.”

Sehingga, atas pegawai tetap yang penghasilannya tidak melebihi PTKP meskipun tidak dilakukan pemotongan PPh Pasal 21, perusahaan sebagai pemotong pajak tetap harus membuat bukti potong PPh Pasal 21 dan memberikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Adapun bukti pemotongan PPh Pasal 21 yang dimaksud adalah bukti pemotongan PPh 21 bulanan – (formulir 1721-VIII) yang dibuat pada setiap masa pajak. Nantinya, pada masa pajak terakhir, perusahaan harus menerbitkan bukti pemotongan PPh Pasal 21 bagi pegawai tetap atau pensiunan yang menerima uang terkait pensiun secara berkala – (formulir 1721-A1).